Хватит обожествлять деловые совещания

Теория и практика бизнеса 1 27 августа 2015, 12:30

«Я прошу прощения за опоздание, задержался на предыдущем совещании. Итак, что обсуждаем?
Сегодняшнее совещание будет посвящено перечню из десяти наиболее важных вопросов, которые следует решить незамедлительно.

Предлагаю всем встретиться, хотя я не уверен, что это нужно».

Эти фразы произносятся ежедневно многими руководителями и уже вошли в обиход. Многие люди уже не замечают той невероятной иронии в этих словосочетаниях, так как они произносятся очень часто и стали привычными. Подумать только, каким образом человек может сфокусировать внимание на десяти первостепенных вопросах, если они являются самым важным? На них нужно не фокусироваться, а искать варианты решений.

Несмотря на всю очевидную простоту этого явления, люди собираются на «совещания» и, используя свое терпение, «заседают», говорят о 10 наиболее важных вопросах вместо того, чтобы нацелиться на их непосредственном решении.

Когда сотрудники встречаются, они сваливают друг на друга массу ненужной информации и прочего вздора, который не имеет никакого отношения к насущным проблемам. Обычно такие собрания характеризуются рассеянностью участников и неявкой сотрудников. Некоторые намеренно опаздывают либо уходят с совещания раньше времени. Все эти явления негативно отражаются на общей эффективности работы.

Многим это кажется очень странным.

А странно это потому, что, организовывая свой бизнес, предприниматель ожидал от своей работы совершенно другого результата.

Все дело в том, что распространенный в компаниях «культ деловых собраний» уже совсем не тот, что раньше. Он испорчен. Такие совещания существенно уменьшают эффективность бизнеса и его доходность. Яркий пример – Брайан Стоктон был снят с должности генерального директора корпорации Mattel. Эта компания является производителем прославившихся на весь мир кукол Barbie. Отстранение Стоктона произошло после повторения неудачной волны продаж в сезон праздников. Когда ему был задан соответствующий вопрос, он сказал, что компании нужен кто-то, кто привнесет инновации и будет лучше организовывать совещания.

Для предпринимателя одним из главных занятий на выходных должно стать определение ненужных собраний и совещаний. Кроме того, следует стараться выявить и исключить подобную трату времени в будущем.

Какова цена одного совещания

Если присмотреться, то можно увидеть, что каждое собрание или совещание несет за собой реальные затраты, которые состоят из почасовых ставок его участников. Есть нехитрый способ определить эти расходы. Если предположить, что средняя почасовая ставка каждого члена собрания равна $200, то, умножив эту сумму на среднее количество участников – 10 – можно получить цену собрания. В данном случае она составит $2000.

015-2

Каждую неделю из бюджета предприятия уходит 2 тысячи долларов на проведение служебных собраний. Не лучше бы реинвестировать эти средства? Вложить их в сферу услуг компании?

Грамотные вложения всегда возвращаются сторицей. Осознав это, следует достигнуть договоренности с самим собой, что отныне каждое совещание будет впоследствии окупаться благодаря своей эффективности и затраченное сотрудниками время будет перекрыто прибылью.

Следует рассчитать цену абсолютно всех проводимых совещаний и определить, какие из них приносят пользу, а какие влекут за собой убытки.

Имеют ли собрания ценность

Профессиональная и личностная ценность – вот главные критерии определения важности какого-либо совещания. Если предприниматель хочет выявить ненужные совещания из графика, ему стоит задуматься над их непосредственной ценностью. Чтобы делать это более эффективно, следует обдумать возможную выгоду для себя и своей компании, прежде чем соглашаться посетить очередное собрание.

  • Как эта встреча поможет достичь поставленных целей?
  • Совпадают ли интересы компании с целью данного собрания?
  • Что я могу внести от себя в это собрание?
  • Будет ли важно кому-либо мое отсутствие?
  • Даст ли мне энергию это собрание или же я лишусь ее?
  • Не будут ли повторяться участники собрания, задавая и обсуждая вопросы, поднятые на предыдущих встречах?
  • Всегда следует задавать себе эти вопросы и честно отвечать на них.

015-3

Но самый главный вопрос – это разумность расхода личного времени на посещение этого собрания.

Ведь соглашаясь на одно, человек автоматически лишает себя возможности заниматься в это время другим.

Всегда нужно исключать случайности

Внедрение в рынок нового вида услуг или продукции – длительный и ответственный проект.

Ведутся детальные исследования целевого рынка сбыта, осуществляются многочисленные испытания и проводится анализ целесообразности выпуска данного объекта. Все это четко планируется и делается согласно плану. По тому же принципу следует проводить собрания: их тоже следует планировать. Создание предварительного плана поможет провести совещание с максимальной пользой.

Чтобы как можно эффективнее использовать отводимое под совещания время, перед планированием нужно задавать себе следующие вопросы:

  • Каков повод для сборов? Если предприниматель не может дать себе внятный ответ на этот вопрос – не стоит проводить собрание, оно не имеет смысла.
  • Какие цели будут преследоваться на совещании?
  • Какие результаты ожидаются от проведения этого совещания?
  • Можно ли добиться тех же результатов другими путями?
  • Если эта встреча такая важная, как ее провести: встретившись лично, в режиме онлайн или применив сразу два способа?
  • Кто должен прийти на эту встречу?
  • Какие сведения должны предоставить мне участники собрания?
  • Что нужно сделать участникам перед собранием, чтобы оно прошло с максимальной пользой?
  • Что я жду от участников? Как им разъяснить мои ожидания?

План совещания будет состоять из ответов на эти вопросы. Неукоснительное соблюдение этого плана даст возможность сконцентрироваться только на цели совещания и сократить временные и денежные затраты на его проведение.

Нужно сомневаться в длительности каждого собрания

«Мы могли закончить час назад». «Почему так долго? Это собрание можно было уложить в полчаса». Такие мысли очень часто посещают многих учредителей собраний, когда они уходят из конференц-зала.

Календарь рано или поздно порабощает руководителей, заставляя их по умолчанию отводить один час на каждое совещание, и они перестают планировать время собраний вне зависимости от их целей и степени важности. Нужно набраться смелости и побороть это в себе. Сделать это можно, предаваясь сомнениям по поводу длительности каждого совещания, даже находясь в роли пассивного слушателя.

Человек, выступающий организатором собрания, должен тщательно его продумать и создать четкий план мероприятия, что позволит ему определить идеальную продолжительность совещания.

Намереваясь провести онлайн-конференцию, организатор должен подготовиться к тому, что участники собрания могут параллельно с собранием заниматься другими делами и время от времени отвлекаться и переспрашивать.

Не стоит растягивать виртуальные собрания до часа и больше, так как при этом внимание участников начинает рассеиваться и конференция станет неэффективной. Нужно максимально сокращать длительность таких встреч.

015-4

Основной целью организатора должно стать извлечение максимальной пользы из собрания при наименьшей продолжительности встречи. Это поможет сохранить концентрацию внимания участников. Стоит всегда помнить о законе Паркинсона, который гласит, что работа должна занимать все время, которое для нее выделено.

План немедленных действий

  • Уменьшить длительность всех встреч на 15 минут;
  • Вычеркнуть минимум два собрания из графика на следующую неделю. Освободившееся время направить на осмысление либо завершение текущей работы;
  • Всегда задавать себе вопрос о непосредственной пользе совещания, на которое получено приглашение.

  • Ирина Елькина

    Совещание совещанию рознь. Если это каждодневные муторные многочасовые сборы, на которых присутствуют все от директора до водителя, то конечно это потеря времени и соответственно прибыли. Но совсем без собраний не может обойтись ни одна компания. Во-первых, совещание — это инструмент получения информации руководством о состоянии дел фирмы. Во-вторых — это дисциплина для сотрудников. Поэтому, для продуктивности работы, необходимо оптимизировать процесс. Ну а методы оптимизации очень хорошо описаны в данной статье.

Покупка Продажа
USD 59,4015 59,6067
EUR 63,2864 63,2308
Бивалютная корзина
с 18.01.2017 61,1497

Обсуждения на форуме