Бизнес форум «Выгодное Дело»


Для тех, кто решил заняться малым или средним бизнесом. Бизнес форум для начинающих.



При поддержке:
Ответить
 
Опции темы
15.09.2015, 13:46   #1
Kotzebe
Журналист

 
Имя: Руслан
Пол: Мужской
Возраст: 38
Регистрация: 13.03.2015
Сообщений: 1,391
Благодарностей: 283
Вес репутации: 247

По умолчанию «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Компьютеризации подверглась не только личная жизнь человечества, но также и рабочее пространство. По долгу службы, каждому офисному работнику приходится тесно взаимодействовать с программами «Microsoft Office», а, именно, с текстовым редактором «Word».


Данный материал содержит рекомендации, которые будут полезны в трудовой деятельности, а также сэкономят немало времени при оформлении текстов.

Настройка нужного шрифта

Каждый пользователь компьютера знает, что «Word» по умолчанию открывает документ с одним активным шрифтом – «Calibri» 11-го размера.

Данные настройки текстового редактора далеко не всегда совпадают с тем регламентом, который касается составления документов и печати во многих компаниях.

Цитата:
Также не стоит списывать со счетов и студентов, курсовые работы которых также переведены в электронный формат и имеют свои требования, касающиеся оформления.
Настройки «Word» игнорируют те изменения, которые происходят в документе, и каждый раз пользователь видит очередное «по умолчанию». Таким образом, возникает необходимость снова и снова менять шрифты на те, которые необходимы пользователю, и тратить драгоценное время.

Для того чтобы решить этот вопрос раз и навсегда, необходимо просто изменить параметры шрифта на необходимые, а также указать эти данные в настройках по умолчанию.

Цитата:
Для того чтобы заменить изначальный «Calibri» и не задумываться над постоянным переключением шрифтов, необходимо открыть окно с названием «Шрифт», которое находится на главной вкладке документа.
После этого следует указать необходимые параметры и подтвердить их с помощью кнопки, которая находится в нижней части окна и называется «По умолчанию».

Завершающим действием станет подтверждение изменений настроек, которые будут распространяться абсолютно на все документы, которые будут открыты после коррекции параметров.


Не стоит забывать о тезаурусе

Если дело не касается составления юридической документации, написания научно-популярной литературы, диссертаций и всего, что не терпит отклонения от установленного регламента, а также требует максимально точного введения в текст терминологии, то игра с синонимами может стать очень полезным занятием.

Письменные послания личного характера, а также те, которые имеют деловой контекст, станут намного ярче в восприятии адресата, если применить по назначению все богатство языка.

Однако, бывают случаи, когда лексический запас автора письма не так велик, как хотелось бы, или насыщенный день израсходовал практически все силы.

В таких случаях поиск необходимых слов заводит в дебри интернета, что бывает не всегда полезно и эффективно.

«Word» – это не просто программа для набора текста. Он также является помощником, который будет полезен и в данном случае.

Цитата:
Тезаурус, являющийся частью программы, предназначен для того, чтобы открыть доступ к синонимическому ряду того или иного слова.
Для того чтобы отыскать нужный синоним, необходимо всего лишь одновременно зажать «Alt» и кликнуть левой кнопкой мыши по слову, которое требуется заменить. После того, как пользователь произведет данное действие, откроется окно, внизу которого находится вся интересующая информация.


Перемещение элементов текста

Человеческое восприятие устроено таким образом, что информация, которая организована в виде тезисов или списка, отмеченного маркером, становится объектом внимания в первую очередь.

Это утверждение касается практически всего, что составляет человеческую жизнь. Независимо от того, какого рода информация содержится в списке, она запомнится намного лучше, чем «простыня» текста. Однако стоит отметить, что работа со списками в документе вызывает столько же негодования, насколько они полезны сами по себе.

Цитата:
Правка и форматирование перечней настолько неудобна, что подобное занятие вызывает симптомы нервного тика у многих пользователей «Word».
Немного снизить нагрузку на нервную систему поможет сочетание клавиш Shift+ Alt + ↑(↓), где стрелка является показателем направления, заданного текущему элементу.

Эта комбинация действует не только на списки, но также и на изображения, а также абзацы, которые не нарушают порядок перечня.


Неразрывность пробела

В каждой профессиональной сфере есть свои особые правила, которые касаются целостности тех или иных элементов. Например, финансисты придерживаются «закона», исходя из которого, ни одно числовое значение не должно быть разделено на две строки.

Мало чем от бухгалтеров отличаются секретари (они также следуют данному правилу, только с поправкой на то, что числа заменены неразрывностью фамилии и инициалов). Совершенно естественно то, что «Word» не знаком с подобными правилами, а потому совершенно спокойно переносит на следующую строчку нули от сумм и фамилии, разрывая единые конструкции.

Цитата:
Подобные ситуации заметно отражаются на психологическом равновесии прекрасного пола, занимающего вышеупомянутые должности, а также на безопасности всех, кто рискует попасть под «горячую руку».
Естественным следствием эмоционального взрыва являются массовые удаления пробелов в проблемных местах документа, что значительно уменьшает его читабельность и общую аккуратность.

Однако «Word» не так жесток, как может показаться. Сочетание «Пробела» с клавишами Ctrl+ Shift позволит создать неразрывный пробел, который не допустит нарушения правил в виде разброса элементов единой структуры по разным строкам.

Пользоваться данной комбинацией на клавиатуре рекомендуется в тех случаях, когда отличительной чертой текста является наличие инициалов человека, названия предприятия, измерительные значения, а также сокращения и прочие специальные символы. Если в документе активен режим, который позволяет отображать непечатаемые знаки, то неразрывный пробел примет форму небольшого кружка.


Кодировка полей, или электронная магия

Чем опытнее финансовый специалист, тем больше вероятности, что при работе с электронными документами, он пользуется настройкой полей.

Несмотря на то, что работа с таким инструментом, как коды полей, лишена простоты и интуитивности в действиях, она может быть очень полезна при составлении документации, особенно, если она имеет характер сделки.

Кодировка позволяет работать с переменными данными, а также может сэкономить много времени, лишая необходимости вносить некоторые объемы текста.

Применение этого инструмента может дополнительно обезопасить от действий нечестного делового партнера. Так, например, он не сможет дописать лишние знаки в документ, где сумма финансового вопроса указана прописью. Помимо подобной «конвертации», настройка кодов также будет полезна тем, кто работает с датированными документами.

Цитата:
Тем, для кого актуально использование кодов, пригодится сочетание клавиш Alt + F9.
Алгоритм действий будет таков: «Вставка»→ «Экспресс-блоки»→ «Поле». Для тех, кто не любит кликать мышкой по вкладкам, есть вариант для клавиатуры – комбинация Ctrl + F9. После этого необходимо ввести требующуюся команду в фигурные скобки, которые появятся вследствие вышеприведенных действий.

Например, если ввести символы =989152\*CardText, которые и являются командой, то числовое значение внутри нее отобразится в прописном виде.
Для новичков кодировка может показаться сложной и утомительной, однако, приведенный выше пример – это только одна из граней всего потенциала этого инструмента.


Защита электронного документа

Беспечность – не самое лучшее качество человека, особенно, если его работа требует большой ответственности. Во времена, когда практически вся важная информация корпорации или государства умещается в коробке под названием компьютер, а документы составляются и пересылаются электронным путем, следует обратить внимание на безопасность данных.

Цитата:
Открытый доступ к файлам компьютера может повлечь за собой негативные последствия, которые касаются не только работы, но также и личной жизни.
Создатели «Microsoft Word» позаботились об информационной безопасности, оснастив его возможностью устанавливать пароли, необходимые для открытия документов. Мало того, уровень защиты личной или корпоративной информации не будет уступать тем мерам, которые принимает правительство США, для того, чтобы защитить секретные данные.

Очень важно помнить и то, что пароль не подлежит восстановлению. Это значит, что если пароль будет каким-либо образом утрачен, то засекреченный документ открыть никто не сможет.

Для защиты документа необходимо открыть вкладку с названием «Файл». Ниже будут находиться «Сведения», далее – характерные опции «Защитить документ» и «Зашифровать паролем». Отмена настроек защиты происходит таким же образом.


Ограничение правок

Иногда случается такое, что нельзя защитить свой творческий беспорядок от вносящих неразбериху уборок. Аналогичное чувство появляется в моменты, когда посторонние пытаются внести коррективы в идеально составленный и проработанный документ.

Для таких ситуаций необходимо универсальное решение, которое учитывает то обстоятельство, что нельзя установить пароль абсолютно на все электронные документы. В данном случае будет полезна опция, которая учитывает только просмотр открытых документов, но никак не их правку.

Цитата:
Для того чтобы обеспечить сохранность трудов, «Word» предусмотрел наличие режима чтения.
Для того чтобы активировать этот режим, необходимо следовать алгоритму действий предыдущего пункта, с одним исключением: после клика на «Защитить документ» необходимо выбрать из списка пункт ограничения редактирования. Далее можно указать необходимые настройки, с помощью которых задаются рамки ограничений.


Автозамена

Несмотря на то, что функция автозамены при наборе текста широко используется по отношению к смартфонам, в случае с компьютерами она не прижилась.

Это является несколько странным, так как стационарные компьютеры и их операционные системы заполучили эту функцию значительно раньше телефонов. Есть предположение, что подобные различия в популярности возникли только из-за того, что пользователи просто не смогли найти автозамену на ПК.

Смысл этой опции такой же, как и в отношении с мобильным – исправлять опечатки. Особенно автозамена будет полезна для тех, кто освоил метод слепого набора.

Часто бывает так, что пальцы могут менять порядок символов, ошибочно нажимать ближайшую кнопку даже в том случае, если человек смотрит на клавиатуру.

Цитата:
В таких случаях автозамена позволяет значительно сэкономить время, исправляя ошибки сразу, а не вынуждая пользователя вычитывать весь текст.
Для того чтобы настроить эту функцию, достаточно открыть «Правописание», которое находится в параметрах вкладки «Файл», а также кликнуть по кнопке «Параметры автозамены». Останется только настроить порядок замены слов.


Копия – залог здоровья

Наверное, каждый хотя бы раз в жизни сталкивался с тем ужасом и стрессом, которые несет после себя внезапный перебой электричества во время работы за компьютером. То чувство, когда многочасовой труд исчезает без следа из-за того, что его забыли сохранить, действительно ужасно.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, не обязательно впадать в панику и бежать за супер - бесперебойным блоком питания, а также мучить настройки автосохранения.

Неплохим вариантом и гарантом сохранности данных может стать их резервная копия.

Цитата:
К слову, резерв не только позволяет восстановить, казалось бы, утраченные объемы информации, но также и может послужить архивом.
Включить резервное автосохранение документа можно в пункте «Всегда сохранять резервную копию», который находится по пути «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Сохранение».

С помощью резервного автосохранения можно зафиксировать последнее сохраненное состояние документа. Изменения, внесенные между сохранениями, не учитываются.


Нужно делать страницы более компактными

Бывает, что несколько строчек переносятся на другую страницу, и очень не хочется расходовать ради них лист бумаги. Пользователи в этом случае начинают уменьшать поля, межстрочный интервал и шрифт, но можно всего лишь воспользоваться функцией «Сократить на страницу», которая сбережет множество нервов.

Цитата:
Эта функция равномерно уменьшает все поля и интервалы, и предпринимает попытку уменьшить размер документа на одну страницу.
Чтобы оперативно пользоваться этой функцией, следует добавить ее в быстрый доступ через меню «Все команды».


Вышеописанные возможности имеются в 7, 10 и 13 версиях «Word». Чтобы использовать более широкие возможности этой программы, следует вовремя обновлять ее.
Миниатюры
Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-830.png
Просмотров: 312
Размер:	221.8 Кб
ID:	3216   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-831.png
Просмотров: 313
Размер:	242.2 Кб
ID:	3217   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-832.png
Просмотров: 317
Размер:	209.2 Кб
ID:	3218   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-833.png
Просмотров: 312
Размер:	133.8 Кб
ID:	3219   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-834.png
Просмотров: 309
Размер:	171.9 Кб
ID:	3220   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-835.png
Просмотров: 301
Размер:	187.9 Кб
ID:	3221   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-836.png
Просмотров: 295
Размер:	166.3 Кб
ID:	3222   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-837.png
Просмотров: 290
Размер:	181.2 Кб
ID:	3223   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-838.png
Просмотров: 287
Размер:	170.3 Кб
ID:	3224   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-839.png
Просмотров: 294
Размер:	191.6 Кб
ID:	3225   Нажмите на изображение для увеличения
Название: 02-840.png
Просмотров: 292
Размер:	177.4 Кб
ID:	3226  





Последний раз редактировалось Kotzebe; 15.09.2015 в 13:56.
15.09.2015, 13:46
Выгодное дело
Бизнес форум
По умолчанию «Лайфхак» от «Microsoft Word»

16.09.2015, 22:57   #2
Simoronic
Новичок
 
Имя: Иван
Пол: Мужской
Возраст: 33
Регистрация: 11.09.2015
Сообщений: 6
Благодарностей: 1
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Вся эта информация весьма полезна, но все вышеперечисленное сейчас изучается в школьном курсе информатики. Для людей постарше есть курсы операторов ПК. Я бы все же рекомендовал воспользоваться именно ими, а не искать информацию в интернете на форумах.
21.09.2015, 20:45   #3
Elenase1
Пользователь
 
Аватар для Elenase1
 
Имя: Елена
Пол: Женский
Возраст: 31
Регистрация: 13.09.2015
Сообщений: 54
Благодарностей: 0
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Для меня данная информация показалась очень полезной. О многих хитростях я и не знала, что они существуют в Word, но так упрощают нашу жизнь. Жаль, что в школах не всегда этому учат, а как раз приходится самим из интернета чаще всего узнавать.
22.09.2015, 14:38   #4
Юля Чечель
Интересующийся
 
Регистрация: 06.09.2015
Сообщений: 43
Благодарностей: 1
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Цитата:
Сообщение от Elenase1 Посмотреть сообщение
Жаль, что в школах не всегда этому учат
Да, вроде, во всех школах уже достаточно приемлемый уровень информатики. Хотя нас в свое время не ворду с екселем обучали, а турбо паскалю. До сих пор его ненавижу. Лучше бы что-то действительно полезное давали.
22.09.2015, 15:51   #5
Elenase1
Пользователь
 
Аватар для Elenase1
 
Имя: Елена
Пол: Женский
Возраст: 31
Регистрация: 13.09.2015
Сообщений: 54
Благодарностей: 0
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Полностью с Вами согласна! В то время, когда я училась из офисных программ нам показывали только то, как сделать заголовок, содержание, гиперссылку и т.п. (в принципе это умели до занятий все). А вот с программированием нам пытались и правда показать все возможные программы и чтоб мы умели в них работать. Но я думаю, эти знания пригодились лишь единицам (хотя для общего развития может и хорошо это было — чтоб потом самостоятельно разобраться в ворде)
15.12.2015, 10:52   #6
ArtBiz
Пользователь
 
Аватар для ArtBiz
 
Имя: Михаил
Пол: Мужской
Возраст: 34
Регистрация: 12.12.2015
Сообщений: 88
Благодарностей: 4
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

"Коды значения полей" полезная вещь. Это очень удобно: поменял цифру в одной строчке договора, а она автоматически подставляется везде, где встречается.
15.12.2015, 13:36   #7
bizneser
Старожил
 
Аватар для bizneser
 
Пол: Мужской
Адрес: Western
Регистрация: 05.09.2010
Сообщений: 2,185
Благодарностей: 39
Вес репутации: 356

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Как для меня все это знакомо, а для обычного пользователя не нужно всем этим заморачиваться.
__________________
Linkum
16.12.2015, 10:09   #8
gydex
Интересующийся
 
Возраст: 47
Регистрация: 29.01.2015
Сообщений: 43
Благодарностей: 6
Вес репутации: 0

По умолчанию Re: «Лайфхак» от «Microsoft Word»

Иногда требуется подсчитать количество слов или знаков - например, если есть какие-то ограничения по их числу в поле для заполнения или онлайн форме. Сделать это можно, нажав на блок "Число слов" в нижней левой части страницы. Помимо числа слов, он выдаст также число знаков, с пробелами и без пробелов, число строк и абзацев.Ту же функцию можно активировать из вкладки "Рецензирование" --> "Статистика".
Ответить

Социальные закладки


Здесь присутствуют: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
 
Опции темы

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Инвестиции в Microsoft Елена Соколова Инвестирование - общий форум 6 12.12.2015 10:29
Uber ожидает 100 млн долларов от Microsoft Kotzebe Бизнес новости 5 19.08.2015 07:49
Microsoft SharePoint, ваши впечатления Badmaster Свободное общение 1 05.05.2009 21:15


Последние ответы
Опрос

Пригодилось ли Вам высшее образование?
Да, работаю по профессии - 17.13%
55 Голосов
Да, хоть работаю в другой сфере - 23.36%
75 Голосов
В результате открыл свой бизнес - 5.92%
19 Голосов
Изредка помогало - 14.95%
48 Голосов
Совершенно не пригодилось - 19.94%
64 Голосов
Учеба - потерянное время - 9.97%
32 Голосов
Другое - 8.72%
28 Голосов
Всего голосов: 321
Вы ещё не голосовали в этом опросе.
Популярные статьи
» 21.03.2019, 01:22
» 20.03.2019, 17:50
» 14.03.2019, 19:15
Яндекс.Метрика
Текущее время: 08:49. Часовой пояс GMT +4.