Бизнес форум «Выгодное Дело»
Новые идеи для вашего бизнеса
Большое количество людей желает незамедлительно заняться своим бизнесом.


Советы для тех, кто раскручивает или продвигает свой проект в интернете.



Ответить
 
Опции темы
10.03.2016, 12:12   #1
Kotzebe
Журналист
 
Имя: Руслан
Пол: Мужской
Возраст: 34
Регистрация: 13.03.2015
Сообщений: 1,381
Благодарностей: 269
Вес репутации: 190

По умолчанию Эффективная email переписка в IT

Трудясь в области IT, у многих возникает желание сэкономить своё время на переписке по email, отправляя письма как-нибудь. Следует отметить, что подобное отношение для многих компаний заканчивается ухудшением условий коммуникации, и соответственно, снижением эффективности работы над проектом.

Сегодня мы постараемся предоставить Вам небольшую подборку советов, которые помогут избежать подобной ситуации. Стоит сразу сказать, что одним из главных критериев эффективной переписке по email является получение желаемого при наименьшем отвлечении остальных коллег.

Итак, начнем с общих рекомендаций:
  • Сроки ответа должны по умолчанию не превышать более 24 часов.
  • В случае, когда письмо было оправлено дважды, но при этом не получили ответа, следует перезвонить клиенту. В случае, когда и звонок не помог решить вопрос, то необходимо назначить встречу.
  • Если нет возможности дать ответ сразу, то следует указать время, когда Вы сможете это сделать.
  • Если Вы получили письмо, не адресованное Вам, то стоит ответить, что человек ошибся адресом, поскольку тот будет ждать ответа и надеется на Вас.

С адресатами следует поступать по следующим правилам:

Не следует всех тянуть в копии.

Это делают, когда:
  • Адресат сам об этом попросил.
  • Адресат должен получить данное письмо.
  • Когда вопрос решается только с одним человеком в копии, то следует всем ответить, что решите вопрос с ним, а о финальном результате известите всех остальных.

Стоит понимать что, чем больше участников цепочки, тем меньше у человека проявляется чувство ответственности отвечать на него.
Стоит быть готовым к тому, что практически никто не будет читать письмо, если он поставлен в копию.

Цитата:
Теперь поговорим о теме письма. Одному письму должна предназначаться одна тема. В случае, когда в процессе переписки изменилась тема, то следует изменить его тему и заголовок.
Специалисты рекомендуют в теме сразу же раскрывать то, что Вы желаете получить. В тему письма можно добавлять статусные теги, например: [Action_required], [Info], [Не срочно], «FYI», [Документы]. Они будут оповещать получателя о том, что от него не требуется никаких действий. Научитесь экономить не только своё время, но также и получателей Ваших писем.
Не стоит воровать тему переписки, вводя в переписку темы с другими обсуждениями. Для таких целей следует создать новый тред, соответствующий Вашей теме.

Стоит исключать адресатов. К примеру, Вам необходимо определенный вопрос обсудить только с некоторыми адресатами, тогда исключите остальных, и в начале письма поставьте имена тех, к кому Вы обращаетесь, чтобы адресат понял, что это письмо касается именно его.
Если кто-нибудь из адресатов уже не нужен в переписке, то его можно поставить в скрытую копию ВСС, но при этом уведомить об этом адресата, например, Сергей, спасибо, что приняли участие в обсуждении, я Вас отправляю в ВСС, чтобы пока не отвлекать.

Цитата:
Можно аналогичным образом добавлять адресатов, при этом следует в начале письма указать «+ Владимир».
Стоит в переписке пользоваться принятыми кодами NNTR и EOM. При добавлении в тему сообщения символов EOM (= End of message) Вы тем самым указываете, что обсуждение вопроса закрыто. В свою очередь NNTR означает, что отвечать не обязательно. Это позволит сэкономить время, как Вам, так и получателю, поскольку Вы не будете получать от него письма с ненужными вопросами.

Если Вам необходимо дать ответы в чужих письмах, то следует использовать в теме письма инициалы. Это необходимо, чтобы никто не запутался, например:

Вы согласны с предложенными изменениями?

[В. В.]: Да, согласен.

Можно также изменять шрифт и цвет, но не у всех адресатов включена функция форматирования писем.

Не стоит затягивать переписку. Нередко переписка превращается в простыню, состоящую из прошлых писем. Не делайте этого. Вы только представьте, что получает Ваш адресат. Оптимально оставлять в переписке несколько последних писем, а всю прежнюю информацию коротко передать словами.
В письме главными составляющими выступают суть, контекст и конкретность.

Суть своего сообщения Вы должны опубликовать в первых 15-ти словах тела письма. Также стоит указать сроки, в которые Вы желаете получить ответ на данное письмо. Уясните себе одно, что задача без срока будет выполняться вечно.

Также в начале письма стоит описать его контекст. Оптимально это сделать одним предложением, после которого пойдет предложение о том, о чем пойдет речь в данном сообщении. Это условие особенно важно для первого письма, а также при добавлении нового участника в уже существующую переписку.

Необходимо быть конкретным. Стоит избегать открытых абстрактных вопросов, следует научиться ставить закрытые вопросы. Если Вы хотите задать адресату вопрос и максимально быстро получить на него ответ, то стоит предложить ему возможные решения, к примеру:

Необходимо Ваше мнение! Какое из предложений Вам подойдет?
Необходимо первым написать о дальнейших действиях, а потом уже о выводах и договоренностях, поскольку последние являются менее важными, и их адресат может не дочитать.

Цитата:
Если Вам необходимо отослать вложенные файлы, то стоит знать, что аттаченные файлы не пересылаются при ответе на письмо. Следует использовать «переслать/форвард».
Необходимо сообщить о вложениях в тексте письма, поскольку иногда можно и не заметить аттачей. Файлы, размером более 5 Mb стоит заливать на googledrive или dropbox, отправляя адресату ссылку на них.




10.03.2016, 12:12
Выгодное дело
Бизнес форум
По умолчанию Эффективная email переписка в IT

10.03.2016, 13:14   #2
Ольга Зимина
Старожил
 
Имя: Ольга
Пол: Женский
Регистрация: 31.01.2016
Сообщений: 1,355
Благодарностей: 130
Вес репутации: 164

По умолчанию Re: Эффективная email переписка в IT

Согласна с автором. Впечатление о партнерах по бизнесу часто складываются негативные, когда получаешь такие "неаккуратные" ответы на письма.
26.07.2016, 20:58   #3
kissfm11
Старожил
 
Аватар для kissfm11
 
Возраст: 27
Регистрация: 19.11.2014
Сообщений: 1,194
Благодарностей: 38
Вес репутации: 152

По умолчанию Re: Эффективная email переписка в IT

Цитата:
Сообщение от Ольга Зимина Посмотреть сообщение
Согласна с автором. Впечатление о партнерах по бизнесу часто складываются негативные, когда получаешь такие "неаккуратные" ответы на письма.
Вот чтобы всего этого не было, то нужно все это несколько раз проверять что именно отправляете.
Ответить

Социальные закладки


Здесь присутствуют: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
 
Опции темы

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход

Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Email Маркетинг. Как правильно построить Email Маркетинг? Anna1985 Реклама и маркетинг в продвижении бизнеса 6 27.10.2016 19:47
Email рассылка Crosser Реклама и маркетинг в продвижении бизнеса 27 26.10.2016 15:58
Вопросы email-маркетинга UniSender Реклама и маркетинг в продвижении бизнеса 6 06.10.2016 11:37


Последние темы
Последние ответы
Опрос

Пригодилось ли Вам высшее образование?
Да, работаю по профессии - 19.05%
16 Голосов
Да, хоть работаю в другой сфере - 25.00%
21 Голосов
В результате открыл свой бизнес - 2.38%
2 Голосов
Изредка помогало - 17.86%
15 Голосов
Совершенно не пригодилось - 17.86%
15 Голосов
Учеба - потерянное время - 8.33%
7 Голосов
Другое - 9.52%
8 Голосов
Всего голосов: 84
Вы ещё не голосовали в этом опросе.
Создать интернет магазин на платформе InSales
Популярные статьи
» 22.01.2017, 00:15
» 18.01.2017, 20:31
» 08.01.2017, 14:18
Яндекс.Метрика
Текущее время: 08:59. Часовой пояс GMT +4.