В этой статье мы поговорим о том, как создать качественную и эффективную презентацию для вложения в письмо.
Вообще, обычно, презентация нужна только тому человеку, который ее создает. Обычно за презентациями прячутся сотрудники, не умеющие красиво излагать суть в виде текста. Как правило, это простой костыль, чтобы не ляпнуть лишнего.
Но, и в этом деле есть важные исключения. Первое касается отношений с крупным бизнесом. В этом случае презентацию заботливо распечатают и предоставят руководителю на рассмотрение. Помните, что есть большая разница между руководителем и получателем вашего письма, поэтому нужно вложить суть, которая дойдет до конечного адресата. Второе исключение имеет место, когда необходимо скомпоновать много изображений, графиков и прочих вещей, к примеру, приложить схему проекта или каталог товаров.
Создавая презентацию, помните о самом главном и простом правиле: если в первом и втором кадре вы будете говорить о себе, а не о получателе, ваш труд сразу улетит в корзину.
Презентация курильщика
Обычно, это достаточно «тяжелая» (5-20 Мб), хорошо оформленная PPTX, вложенная в письмо, но никак в нем не представленная. Что-то типа «мы подготовили для вас очень выгодное предложение, презентация во вложениях, смотрите сами…».
Результат от этого соответствующий.
Типичная презентация курильщика имеет примерно такую структуру (20 кадров, по 2-3 эпизода на каждый пункт):
- Мы – такая-то компания.
- Умеем делать это.
- И еще это.
- Мы работаем с крутыми клиентами.
- Вот полный перечень наших услуг.
- Стандартная картинка (из общедоступных наборов).
- А вот это мы хотим предложить вам.
Все это аккуратненько дополнено мелкими подписями, а общее число слов в презентации не менее 300, а бывает и 1000.
Цитата:
|
Вы, наверное, уже догадались, что получатель толком ничего и не понял, поскольку единственный нужный ему кадр настолько хорошо спрятали, что, скорее всего, его и не откроют.
|
Еще один нюанс – к людям, которые не умеют структурировать свои мысли, в бизнесе относятся соответствующим образом. Поэтому даже, когда предложение действительно нужное и выгодное, но, все же, как-то страшновато работать с такими людьми.
Презентация здравомыслящего человека
А вот хорошие рабочие вложения (имеющие важное практическое значение) выглядят совсем иначе. Это уже PDF файл, который можно открыть на любом компьютере или смартфоне. Он имеет светлый фон, поскольку в дальнейшем может быть распечатан (нужно же учитывать разные носители). Состоит из 1-2 страниц (в случае формата А4) и не более 5-6 кадров (когда они делаются под экран). Вес – не более 2 Мб, обычно, вообще - 500-700 Кб.
Структура выглядит примерно так:
- Привет, вы находитесь в такой ситуации.
- Для вас мы сделаем то-то. Схема или фото.
- Вот что вы получите: цифры.
- Меня зовут так-то, связаться со мной можно по этому телефону.
Эта структура полностью подходит под оптимальную структуру торгового предложения – те же упрощенные этапы. Постановка проблемы, ее решение, нюансы, контакты.
Это не многословная презентация, обычно порядка 50 слов. В текстовом виде, как правило, идут подписи к изображениям и заголовки. Ничего лишнего сюда впихивать не нужно. На данном этапе презентация должна только задавать впечатление, а не обосновывать все в деталях. Последнее нужно делать в рамках встречи.
Чеклист
- Первый кадр должен точно описывать задачу клиента, содержать его логотип и наименование.
- Не нужно ничего писать о вашей компании, можно немного в конце мелко или по ссылке.Фокусируемся на задаче получателя.
- Отбрасываем общие слова. Не нужно: «Мы подготовили для вас очень выгодное предложение, и мы применяем последние технологические решения для геопозиционирования». Правильно так: «Мы создаем геопуши и при таких-то условиях стоимость контакта 10 рублей».
- Только нужные картинки, схемы и фотографии. Если наличие картинки в презентации не получается строго обосновать, отбрасываем ее.
- Никаких лишних слов в презентации, их оставьте для письма.
- Все должно легко читаться за одну минуту, две максимум (исключение – каталоги и схемы). Проверьте на своих знакомых.
- Наличие сопровождающего письма, рассказывающего о том, что это такое, кто это такой, и для чего вообще открывать эту презентацию.
- Нормальные контакты с возможностью связаться.
- Никакого черного фона, не нужно убивать принтеры клиентов.
- Максимум 2 Мб.
И помните, что, если есть возможность не использовать презентации, сделайте все, чтобы так и было.
И еще один момент. Презентации к нам пришли с Запада, где их принято использовать в рассказах о всевозможных вещах. Мы рассказываем, а они там у себя – показывают. Поэтому слайды для них очень важны и нужны. Соответственно, вышеописанный подход стоит переделать, в случае общения с европейцами и американцами.
Как создать презентацию для письма?
